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Las claves en un proyecto de optimización de rutas

personas y tecnología

LOGÍSTICA DE DISTRIBUCIÓN: Cómo optimizar rutas y no morir en el intento.

La situación actual, con entornos muy exigentes y un alto grado de competencia en el sector de la logística, hace cada vez más necesario mejorar el “cómo”, es decir, ser capaces de optimizar nuestros procesos, cada vez más complejos y en los que intervienen tal cantidad de variables, que una gestión tradicional de los mismos, resulta imposible. Por ello, cada vez más, las empresas optan por incluir herramientas tecnológicas que les proporcionen soluciones óptimas, y que les permitan adquirir una ventaja competitiva dentro del sector de la logística, sector que se ha convertido en clave en la actual crisis por Covid.

Todo esto plantea un importante reto para los responsables de proyectos de mejora, ya sea en logística o en cualquiera de las etapas de la cadena de suministro y también para los que, como es mi caso, nos dedicamos a la consultoría de mejora de procesos e implantación de soluciones de optimización.

La problemática a la que nos enfrentamos en la implantación de un proyecto de optimización de rutas es muy amplia: distintas actitudes y perfiles en los usuarios clave, problemas en la implementación de los cambios en la operativa diaria, falta de comunicación en la organización y, en definitiva, todo aquello que convierte un proyecto ideal, en un proyecto real, por lo que debemos ser capaces de adaptarnos y proponer soluciones eficaces, que conviertan estos obstáculos en posibilidades de mejora y enriquecimiento del proyecto.

Dado que proyectos con esta complejidad, deben abordarse desde distintas perspectivas: personas, procesos, calidad de los datos, objetivos o costes, entre otras, en este post nos centraremos en los perfiles de usuario más significativos que pueden presentarse y como realizar una buena gestión de ellos.

Perfiles de usuario

No debemos olvidar que los procesos los realizan personas, de modo que la finalidad de estos proyectos no puede ser solo mejorar la cuenta de resultados, sino que también deben contribuir a hacer mejor la operativa diaria. Por ello, tan importante será el “cómo”, como el con “quién”.

Permitidme, para facilitar la visualización de estos perfiles, que haga un paralelismo, en clave de humor, entre estos usuarios y los distintos roles que podemos encontrar en la gestión de la crisis sanitaria actual.

El usuario “Miguel Bosé”, o lo que es lo mismo, el negacionista.

Es aquel usuario que niega categóricamente cualquier tipo de problema en la actual gestión y que muestra orgulloso sus excels con los que trabaja “la mar de bien”. Este usuario se empeña en negar la existencia de una herramienta tecnológica mejor que su trabajado excel o sus rutas basadas en años de experiencia, y se esfuerza por encontrar inconvenientes constantemente.

Este perfil puede darse en aquellos proyectos en los que la decisión de implantar este tipo de herramientas viene de la parte más directiva de la empresa y no se ha consensuado, ni informado de forma adecuada, a los puestos más operativos. También puede ocurrir que este usuario vea amenazado su puesto de trabajo, tenga miedo a que su quehacer sea analizado con lupa, o le preocupe dejar de ser indispensable, lo que le lleve a rechazar de pleno las ventajas que la implantación de esta herramienta le puede aportar.

La mejor forma de gestionar el “miguelboseismo”, es una adecuada información, e involucrar a estos usuarios en el proyecto, ayudándoles a comprender que no se desea sustituir su labor, si no mejorar su día a día, lo que los llevará a recibir estos cambios con una mayor predisposición.

El usuario ideal, o “provacuna”.

Se trata de aquel usuario totalmente colaborativo, que recibe la noticia de la implantación con mucha ilusión y que está deseando ver resultados. Es organizado en su trabajo, te proporciona todo tipo de detalles e información acerca de la gestión actual, conoce al dedillo todo los entresijos y la problemática de su operativa y tiene grandes esperanzas puestas en la vacuna, es decir, en la herramienta que hará más sencilla, la ardua tarea de la gestión logística.

En este caso, suele tratarse de una persona ducha en nuevas tecnologías, que no tiene miedo a enfrentarse a ellas, considera que su proceso de gestión de logística es francamente mejorable y está encantado con la idea de eliminar todas aquellas tareas improductivas, ya que posee una gran visión de las posibilidades de optimización que existen. Normalmente, además, ha estado involucrado en el proyecto desde el primer momento, o incluso la iniciativa de este ha partido de él, considerándose parte responsable de que la implantación sea un éxito. Podemos apoyarnos en este usuario para formar y apoyar al resto del equipo.

El usuario “Fernando Simón”

Este usuario, que en las reuniones iniciales y de toma de requisitos, se muestra como una persona afable y colaborativa, demostrando saber mucho de lo que habla y tener un amplio conocimiento de los procedimientos y la operativa, es en pocas palabras y aparentemente, el usuario que todo implantador desearía tener.

Sin embargo, a medida que el proyecto avanza y que nos adentrarnos en las “tripas” de este, quedan al descubierto las carencias en sus conocimientos, que no eran tan profundos como hizo creer inicialmente y que nos llevan a concluir que lo que nos contó… no era del todo así.

Este perfil, puede darse en mandos intermedios, que conocen en profundidad el proyecto, lo apoyan, pero que, por su puesto en la Organización, carecen de conocimientos profundos de la parte más operativa, tan necesaria en una buena implantación de este tipo de herramientas. Su presencia en el proyecto es vital, pero no suficiente y, por tanto, será necesario incluir un puesto más técnico que sea capaz de aportar la visión de la problemática existente “a pie de calle”.

El usuario que pasa a ser importante, el “José Andrés”.

Para los que no lo conozcáis, José Andrés es un reputado cocinero español, que se ha labrado una gran carrera profesional en EE.UU., llegando incluso a ser el cocinero preferido del mismísimo expresidente Obama. Durante la primera ola de la pandemia, José Andrés, aparentemente un simple cocinero que nada podía hacer en una crisis sanitaria, se convirtió en clave en una parte muy importante de la crisis: la falta de recursos, debido a la pérdida de empleo ocasionada. A través de su ONG, World Central Kitchen, llegó a repartir de manera gratuita, dos millones de comidas a personas que, en esta pandemia, habían perdido su trabajo y su única fuente de ingresos.

Este sería el usuario que no ha sido incluido en el proyecto, únicamente como mero oyente, y que te presentan de pasada cuando realizas la visita al almacén. Un usuario con un puesto plenamente operativo, conductor/a o mozo/a de almacén quizás, al que se recurre cuando surge alguna duda relacionada con la operativa diaria y que acaba convirtiéndose en un usuario muy importante, cuya aportación, acaba siendo esencial para el éxito de la implantación. En definitiva, el usuario perfecto que complementará a nuestro Fernando Simón.

La fuerza del equipo

Tras este curioso análisis de los usuarios más representativos, que no los únicos, que podemos encontrar en proyectos de este tipo, es importante resaltar que no existen perfiles equivocados, ya que cada miembro del equipo aportará su visión y conocimientos, que sin duda enriquecerá el proyecto. Lo que sí puede existir, es una incorrecta gestión de las personas, de modo que resulta vital ser capaz de identificar que tipos de roles existen en cada proyecto y lograr que todos sumen, colaborando en el correcto desarrollo del mismo, e involucrando, desde puestos directivos hasta puestos completamente operativos.

¿Os sentís identificados con algún perfil de usuario?, ¿qué otros perfiles os parecen necesarios en un proyecto de estas características?

En próximos posts continuaremos con el análisis, desde las distintas perspectivas, de proyectos de mejora de logística e implantación de soluciones de optimización de procesos.

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