Diseño de rutas y la semana perfecta

El reparto de última milla es casi tan variado en su forma de trabajar como el número de empresas que existen en el sector. Por lo tanto, conviven diferentes modelos de distribución con requerimientos específicos propios del negocio que debemos tener en cuenta en el diseño de rutas.

Visitadas Periódicas

Uno de ellos es el modelo de visitas periódicas o recurrentes. En este modelo, las empresas trabajan con ciclos periódicos de visita donde no existe un pedido como tal de sus clientes sino un compromiso de visitas con una cierta periodicidad (dos veces a la semana, una vez al mes, …). Nos podemos encontrar ejemplos de esta forma de trabajo en el sector de la distribución, en aquellas empresas que reponen sin pedido previo. Es el caso del sector del vending, reparto de agua o butano a domicilio, o la distribución al sector HORECA (HOteles, REstaurantes y CAfeterías) de productos básicos para ellos como el café o la cerveza. También es el caso de empresas de recogida (por ejemplo, recogida de recaudación) y en empresas de servicios que realicen mantenimientos, reparaciones o visitas comerciales.

En este tipo de empresas no trabajamos con pedidos con fecha de entrega y planificaciones diarias, como es habitual en los problemas de distribución clásicos, sino con frecuencia de visitas y planificaciones a más largo plazo (semanal, quincenal o mensual). Además, al trabajar con frecuencias de visita preestablecidas y no con pedidos, que implican más variabilidad (me piden, no me piden, más cantidad, menos cantidad), las planificaciones son muy estables y, una vez fijadas, se ejecutan siempre de la misma forma en el periodo establecido (normalmente, semanas).

Planificación en dos fases

Por todo lo expuesto, con este tipo de problemática es habitual que abordemos el problema en dos fases de planificación diferenciadas.

Una planificación inicial en la que se diseñan las rutas estándar que se van a ejecutar, tomando en consideración todas las restricciones de los clientes: un plan maestro o “semana perfecta”.

Posteriormente, tendremos que realizar cada semana un ajuste de este plan maestro en el que acomodamos la semana perfecta a las peculiaridades del momento (festivos, altas, bajas o cambios puntuales en los horarios o restricciones).

Esta forma de trabajo requiere una gran inversión de tiempo inicial, en la configuración del plan maestro, pero la carga de trabajo durante la operativa semanal es reducida, ya que sólo se necesita adaptar las rutas ya existentes.

¿Cómo calculamos la “semana perfecta”?

A la hora de crear este plan maestro o “semana perfecta” hay que tener en cuenta las restricciones básicas de cualquier problema de rutas: capacidad de los vehículos, horarios de los conductores, accesibilidad, horarios preferentes de visita, etc. Y, además, añadir las restricciones relativas a la frecuencia de visita, propias del problema que tenemos entre manos. A continuación, vamos a nombrar alguna de ellas:

Días prohibidos: es habitual que haya días que los clientes indiquen que no se les puede visitar, por ejemplo, en el caso de la restauración, porque es su día de descanso semanal.
Distancia mínima entre visitas: es el número de días de deben transcurrir como mínimo entre dos visitas. Si un cliente va a ser visitado dos veces en semana, habitualmente no quiere que sea días consecutivos, sino que haya una distancia temporal entre ambas visitas.
Frecuencias permitidas: Se puede dar el caso de que no todas las combinaciones de frecuencia sean aceptables para el cliente. Por ejemplo, para el canal HORECA o el sector comercial, el fin de semana es muy importante, con lo que, para una frecuencia de visita de dos veces a la semana y una distancia mínima de un día, la combinación de entregas lunes-miércoles puede no ser válida (aunque cumpla las especificaciones), porque los deja desabastecidos de cara al fin de semana.
Clientes con frecuencia de visita inferior a uno: se puede dar el caso de que, para planificaciones semanales, haya clientes que se visitan quincenalmente. Esto obliga a generar soluciones maestro (semanas perfectas) distintas para semanas alternas. Tendríamos la “semana perfecta par” y la “semana perfecta impar”.

¿Cómo trabajamos con la “semana perfecta”?

Una vez que ya lo tenemos definido, este plan maestro se replica semana tras semana y se va acomodando a los acontecimientos que vayan sucediendo:

semanas con días festivos donde se deben añadir al resto de la semana hábil los clientes que ese día festivo no se van a poder visitar,
vacaciones o bajas de los conductores donde los clientes de ese conductor son asumidos por el resto de la flota,
nuevos clientes que hay que añadir al plan original,
clientes que dejan de visitarse o se visitan con otra frecuencia

Los planificadores deben ajustar el plan maestro para dar cabida a estas u otras circunstancias. Algunas de estas modificaciones, por ejemplo, los festivos, sólo afectan a la semana en curso y en semanas posteriores se recupera el plan maestro original. Otras, sin embargo, modifican el plan maestro para futuras semanas, como el alta o baja de clientes.

Conclusión

Los continuos cambios y ajustes que vamos realizando de la semana perfecta y que permanecen a lo largo de las semanas, hace que sea importante revisar este plan periódicamente. Ya que las condiciones en las que se confeccionó han cambiado (altas, bajas, cambios en los horarios o restricciones, …), lo que ayer era óptimo hoy puede no serlo.

El proceso de confección y revisión del plan maestro requiere un esfuerzo importante de análisis, pero los beneficios obtenidos compensan con creces la inversión. Para realizarlo puedes dedicar recursos internos, contratar una consultoría, o apoyarte en herramientas de software existentes en el mercado.