Las claves de implantar software de optimización de rutas

Un software de optimización de rutas, bien alimentado y gestionado, se convierte en una ventaja competitiva. Pero antes hay que implantarlo y este proceso es determinante para el éxito general del proyecto. Analizaremos los 4 puntos claves en una implantación de software de optimización de rutas.

¿Qué es un software de optimización de rutas?

Un software de optimización de rutas es una herramienta para planificar los servicios a realizar por una empresa (entregas, recogidas, visitas comerciales, reparaciones, etc.), cuando para realizarlos es necesario desplazarse de uno a otro.

A la hora de implantar un software de optimización de rutas, uno de los factores para tener éxito, como en cualquier otro proyecto, es identificar posibles riesgos. De esta forma, se pueden prevenir antes de que afecten a la implantación. Gracias a nuestra experiencia, hemos conseguido identificar posibles conflictos que pueden afectar al éxito de la implantación y resumir lo que para nosotros son las claves del éxito en la implantación de un software de optimización de rutas.

¿Cuáles son las claves del éxito en la implantación de un software de optimización de rutas?

La implantación de un software de optimización rutas se puede realizar en empresas de muchos sectores: empresas de reparto, vending, reparaciones, mantenimiento, recaudación, comerciales, etc. Sin embargo, independientemente del sector, hay una serie de factores comunes que contribuirán al éxito de la implantación:

Concienciar, involucrar y formar a los trabajadores

La decisión de la implantación de una aplicación para planificar las rutas suele venir impuesta por la alta dirección o mandos intermedios, pudiendo generar ciertas reticencias y resistencia en los trabajadores. Se suelen escuchar frases como: “siempre se ha hecho así”, “¿para qué cambiar?” o “las rutas no necesitan cambios, así están perfectas”. Hay que tener en cuenta que son los trabajadores los que finalmente tendrán que realizar los nuevos recorridos, por lo que es importante que tengan confianza en ellos, y que estén dispuestos a aprender y adaptarse a los cambios.

Por tanto, es muy importante involucrar a los trabajadores durante todo el proyecto, especialmente a aquellos que han estado confeccionando las rutas hasta el momento, y explicar los beneficios que aportará a su operativa diaria el uso de la herramienta.

Importancia de recabar información

La calidad de los resultados de la optimización de rutas viene dada, en gran medida, por la calidad de los datos introducidos («garbage in, garbage out»). Por ello el trabajo de recabar información es clave para obtener buenas soluciones. Toda la organización debe ser consciente y estar comprometida en la dedicación de tiempo para recabar información contrastada y de calidad. Debe considerarse una inversión, ya que hay grandes beneficios si se dispone de información de calidad.

Algunas dificultades que nos encontramos son, por ejemplo, que no está claramente registrada la dirección de entrega de las mercancías de la ruta, o que está en su lugar la dirección fiscal, que no se conoce el horario preferente de visita del cliente, no está actualizado o corresponde al horario comercial ….. Es frecuente encontrar mucha información que es conocida por conductores, pero no está registrada en ningún sitio. O incluso peor, sí que lo está, pero no suele estar actualizada.

Para conseguir toda esta información, se debe dedicar tiempo.

Validar resultados con los conductores

Los resultados que proporciona un software de optimización de rutas son los recorridos y paradas ordenadas que deberán ser realizados por los conductores. Por ello, es importante involucrarlos y validar los resultados con ellos. De esta forma, se hace patente si la parametrización realizada en la aplicación es la correcta o por el contrario no se han tenido en cuenta algún factor. Ellos, mejor que nadie, conocen la problemática a la que se enfrentan cada día, con lo que su opinión es fundamental. Es un ejercicio de seguridad que además servirá para involucrarlos en el proyecto y reconocer su valor.

En muchas ocasiones, es en este punto donde se identifica que romper la asignación de un cliente al conductor que habitualmente lo visita es complicado. Las rutas no se han actualizado en mucho tiempo, por las dificultades que ello conlleva si se tiene que hacer manualmente, y se ha ido creado un vínculo del conductor con el cliente. Tener una asignación de cliente a conductor (o ruta) no es un problema, sí lo es la excesiva rigidez en ese aspecto y que lo que debería ser la excepción se convierta en la norma, ya que esta preasignación quita flexibilidad a los algoritmos de optimización y repercute en la calidad de la solución obtenida.

Comparativas soluciones reales vs soluciones optimizadas

Realizar un estudio que compare la situación de partida con la solución optimizada es muy importante a la hora de implantar un software de optimización de rutas. Esta comparativa es complicada porque, habitualmente, al ejecutar las rutas reales no se respetan las restricciones que la misma empresa impone. Por ejemplo, es frecuente que los vehículos lleven una ligera sobrecarga, o que se realicen visitas antes de la hora acordada. Sin embargo, un software cumplirá las reglas establecidas a rajatabla. A pesar de estas discrepancias en la comparativa, es un trabajo muy relevante porque facilita la labor de los análisis post-arranque, permitiendo calcular la evolución de los indicadores con datos fiables.

¿Una vez implantado qué?

Se puede creer que una vez implantado se acabó el trabajo. No es así, se debe tener en cuenta que la alimentación de los datos debe mantenerse. Si hubiese alta de clientes, modificación en los horarios clientes o cambios en la flota, debe actualizarse. Solo así el software puede seguir obteniendo buenas soluciones con los datos modificados. Por ello, es importante que toda la organización esté concienciada y comprometida con el mantenimiento de la calidad de la información.